Автоматизировать имеет смысл действие, которое уже повторяется одинаково. Если сотрудники каждый раз решают по-разному, сначала фиксируют правило, потом код.
Где теряется время
Копирование из письма в CRM, из CRM в таблицу, из таблицы в мессенджер. Ошибка появляется на стыке, не внутри одной системы. Человек — транспорт между программами.
Как проводить границу
Событие → проверка → действие. Заявка с сайта создаёт сделку, ставит ответственного по правилу, шлёт уведомление. Человек подключается, когда нужно согласие, исключение или разговор с клиентом.
Не автоматизируйте то, чего ещё нет в данных. «Понять, серьёзный ли клиент» нельзя повесить на правило, пока нет признаков: бюджет, тип заявки, регион.
Пример
Входящая заявка. Форма пишет в базу. Правило смотрит город и тип работ, назначает менеджера, создаёт задачу «перезвонить за час» и дублирует карточку в чат отдела. Менеджер не переносит поля. Он звонит.
Дальше имеет смысл журнал: какое правило сработало и почему. Иначе через месяц никто не вспомнит, откуда взялся статус.