Форма на сайте и карточка в CRM — это одна заявка в двух местах, пока их не связали идентификатором. Пока связи нет, менеджер переписывает поля, а клиент не видит, что с его запросом стало.
Что именно передавать
Не «все поля формы». Передавайте то, по чему работают: контакт, продукт или услуга, комментарий, источник, страница, согласие на обработку. Служебное — utm, номер сессии — кладите в отдельные поля, не в комментарий.
Направление может быть и обратно: статус сделки меняет текст в личном кабинете. Для этого у заявки общий id с обеих сторон.
Как не потерять заявку
CRM бывает недоступна. Форма всё равно должна сохраниться у вас, а отправка — повториться. Вебхук без очереди теряет вечерний трафик в тот момент, когда API ответил ошибкой.
Дубли режутся по телефону или почте плюс окно времени, иначе одна кнопка «отправить» создаёт три сделки.
Пример
Калькулятор на сайте считает комплектацию и отправляет состав, сумму и контакт. В CRM появляется сделка с позициями, не с текстом «клиент хочет кухню». Менеджер правит скидку там же. Клиент в письме видит тот состав, который ушёл в сделку.
Интеграция готова, когда можно ткнуть любую заявку на сайте и открыть ту же карточку в CRM.